I migliori software di fatturazione e gestionali per le aziende: quale scegliere?

Con l’avvento della fatturazione elettronica le aziende si rivolgono sempre di più a programmi per creare fatture, i cosiddetti software di fatturazione, oppure a gestionali. Ma di cosa si tratta? Scopriamolo insieme!

Cos’è un software di fatturazione?

Un software di fatturazione è un programma che ti permette di creare fatture scegliendo fra diversi modelli e permettendoti un’alta personalizzazione. Con la maggior parte dei software di fatturazione puoi creare non solo fatture ma anche preventivi, ricevute fiscali, note di credito e documenti di trasporto.

Perché usare un software di fatturazione?

I software di fatturazione sono un valido aiuto per la contabilità. Infatti, mentre con Excel o Word eri costretto a inserire tutti i dati a mano e numerare le fatture manualmente, un programma di fatturazione numera automaticamente le tue fatture, salva i tuoi dati aziendali e quelli dei tuoi clienti e ti permette di risparmiare tempo. C’è un altro motivo per il quale dovresti usare un software di fatturazione per la tua azienda o startup. Infatti, oggi le aziende e i liberi professionisti con partita IVA sono tenuti ad emettere fatture elettroniche.

Cos’è una fattura elettronica e chi è obbligato ad emetterla?

Una fattura elettronica è una fattura digitale emessa in formato XML e con dimensione massima di 5 MB. Sono esclusi dall’obbligo di fatturazione elettronica chi non ha partita IVA, i privati o le aziende non residenti in Italia e le piccole imprese che rientrano in regimi agevolati (per esempio il regime forfettario o il regime dei minimi). Altre categorie escluse sono, per esempio, i piccoli produttori agricoli, le società sportive dilettantistiche e gli operatori sanitari. Dunque, è bene dotarsi di programmi specifici per l’emissione di fatture elettroniche. Queste fatture dovranno essere poi fatte passare per il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate, che ne valuta la validità e la correttezza. Se la fattura non è accettata dal Sistema di Interscambio, si riceve una notifica di scarto con la descrizione dell’errore e si dovrà provvedere ad inviare entro 5 giorni la fattura corretta con lo stesso numero di fattura e la stessa data. Se ciò non è possibile, sarà necessario stornare la vecchia fattura ed emetterne un’altra con nuovo numero di fattura ed una nuova data.

Differenza fra un software gestionale e un software di fatturazione

I software gestionali, a differenza dei software di fatturazione, forniscono dei servizi in più. I software gestionali non sono limitati alla fatturazione ma permettono di rendere automatici vari complessi processi aziendali. Fra i software gestionali più noti ci sono quelli dedicati alla gestione del magazzino. I software gestionali per il magazzino si caratterizzano per le seguenti funzioni:

Punto di riordino

È un valore che indica la soglia minima di un prodotto. Nelle impostazioni del software gestionale si può ricevere una notifica quando un certo prodotto va riordinato. In questo modo non si va a corto di prodotti e si evita che il cliente ordini un prodotto che non è al momento disponibile.

Ottimizzazione dell’inventario

L’azienda o startup può ottimizzare il magazzino e l’inventario, automatizzando una serie di processi. Per esempio, si può selezionare la quantità del prossimo ordine, i giorni mancanti fino all’esaurimento delle risorse e così via.

Tracciabilità del prodotto

Una funzione importante è la possibilità di tracciare un determinato prodotto con il suo codice a barre, il numero di serie o criteri equivalenti. Questo fattore è importante per identificare un prodotto e vederne gli spostamenti.

Gestione del servizio

Questa funzione è importante soprattutto per le aziende che prestano servizi ai clienti. Con un software gestionale si può stabilire il prezzo dei singoli servizi in relazione alle spese sostenute, in modo che ci sia sempre un guadagno da parte dell’azienda.

Quando è meglio scegliere un gestionale anziché un software di fatturazione?

A nostro parere, un software di fatturazione è l’ideale se vuoi semplificare la contabilità e hai una piccola azienda o startup con un fatturato medio. La scelta fra gestionale e software di fatturazione dipende, però, anche dal settore in cui opera la tua azienda o startup. Se ti occupi di e-commerce, senza dubbio è preferibile un gestionale e ciò vale anche se devi gestire un albergo, un ristorante o un negozio o se ti occupi della produzione di particolari prodotti o materiali, dato che esistono software gestionali adattati per questo tipo d’attività. Se operi in settori diversi e hai un’azienda o startup di dimensioni ridotte, un software di fatturazione nella maggior parte dei casi è sufficiente. Ti ricordiamo, tuttavia, che più l’azienda cresce e più i processi aziendali si fanno complessi. È una cosa di cui dovrai tenere conto nella scelta fra software di fatturazione o software gestionale.

I migliori software di fatturazione e software gestionali in commercio

Abbiamo letto in diversi articoli che non esiste il miglior software di fatturazione o gestionale ma che esistono unicamente software differenti in base alle proprie esigenze. Su questa affermazione siamo d’accordo soltanto parzialmente. Se è vero che ciascuno debba scegliere il software di fatturazione o gestionale migliore a seconda delle sue esigenze, è anche vero che ci sono delle aziende che si sono impegnate molto per creare un prodotto che soddisfi il mercato italiano. Vogliamo parlarvene, perché apprezziamo in modo particolare questi sforzi e siamo sicuri che, fra i software di fatturazione e i gestionali elencati, troverete sicuramente quello che fra al caso vostro.

Invoice Simple

Invoice Simple è una realtà in crescita nel mercato italiano. Funziona in modo semplicissimo ed è davvero innovativo perché funziona in cloud. Accedendo attraverso il loro sito web oppure scaricando la app (disponibile su Google Play o iOS), si possono creare fatture in modo personalizzato e veloce. Invoice Simple permette di creare una serie di fatture di prova gratuitamente, dopodiché sarà necessario sottoscrivere un piano mensile o annuale. Invoice Simple è l’ideale per chi ha un numero di clienti limitato, perché purtroppo non offre ancora la possibilità di creare fatture in formato XML (compatibile con il Sistema di Interscambio). Abbiamo voluto inserirlo nella lista perché si sta piano piano ritagliando un posto nel mercato italiano e perché l’app è davvero di una semplicità incredibile, dunque può essere usata con facilità dai tuoi dipendenti, senza che ci sia bisogno di un lunghissimo training.

Invoicex

Invoicex è un software ideato dalla società TNX Srl, altra realtà in crescita nel panorama italiano. All’inizio Invoicex era un open source ma ora, in seguito ai cambiamenti attuati dalla fatturazione elettronica, ne è nata una nuova versione. Invoicex non è solamente un programma per le fatture ma è anche un gestionale per la gestione del magazzino e per la prima nota non fiscale. È l’ideale per l’amministrazione di piccole e medie aziende. Ha un’interfaccia intuitiva, sebbene scarna e poco curata dal punto di vista grafico.

Funzioni di Invoicex

Fra le funzioni più importanti ci sono la gestione del ciclo di vendita e d’acquisto, la gestione dell’anagrafica di clienti e fornitori e la gestione del magazzino. Invoicex è un software molto sicuro. Puoi creare una copia dei tuoi dati da conservare su un hard disk esterno oppure su una pendrive oppure inviare la copia di sicurezza compressa direttamente al server di Invoicex, in modo da recuperare eventuali perdite di dati. Un’altra funzione particolarmente amata dalle aziende che utilizzano Invoicex è il backup integrato con Dropbox.

Particolarità di Invoicex e prezzo

La particolarità di Invoicex è che puoi utilizzarlo su qualsiasi sistema operativo (Windows, Mac OS, Linux) oppure scegliere il database in cloud. Invoicex offre quattro versioni: Free, Professional, Plus ed Enterprise. La versione gratuita ti permette di gestire un massimo di 100 documenti all’anno (si considera il totale di preventivi, fatture, note di credito, preventivi, ordini e DDT) e ti dà accesso alla Fattura elettronica semplice. Consente, quindi, l’esportazione in formato XML ma la firma, l’invio e la conservazione non sono gestite da Invoicex. Le altre versioni sono a pagamento ma offrono funzionalità aggiuntive e ti permettono di gestire un numero illimitato di documenti.

Fatture In Cloud

Fatture in Cloud, prodotto da Madbit Entertainment S.r.l e parte di TeamSystem S.p.A, è una realtà tutta italiana, che ti permette di creare fatture, documenti di trasporto e preventivi e di registrare gli acquisti della tua azienda o startup in modo da gestire la contabilità nel modo migliore possibile. La gestione del magazzino è veloce ed efficiente. Infatti, I movimenti di magazzino sono prodotti direttamente quando realizzi una fattura o un documento di trasporto. Un’altra funzione chiave di Fatture in Cloud è che puoi analizzare nel dettaglio l’andamento della tua impresa. I report sono esportabili su file Excel nel caso tu voglia lavorarci. L’analisi dei costi e del fatturato è sempre aggiornata in base alle tue operazioni.

Le versioni di Fatture In Cloud: quale scegliere?

Fatture in Cloud è probabilmente il software più completo per chi ha una piccola o media azienda o startup e per questo motivo è molto apprezzato in Italia. È disponibile in tre versioni: Standard (costo: 8 € al mese), Premium (costo: 14 € al mese) e Premium Plus (costo: 19 € al mese). Nella versione standard non è compresa la gestione del magazzino. Per le aziende che operano nell’e-commerce, quindi, consigliamo la versione Premium.

Danea EasyFatt

Proprio come Fatture in Cloud, anche Danea fa parte del gruppo TeamSystem S.p.A. Si tratta di un software intuitivo e versatile. Oltre alle funzioni di fatturazione, offre una completa gestione degli acquisti, un sistema di analisi dei dati simile a quello di Fatture in Cloud permette di gestire il proprio magazzino o negozio a 360 gradi. EasyFatt, a differenza di Fatture in Cloud, non funziona in cloud ma unicamente sui sistemi operativi Windows.

Costo del software gestionale EasyFatt

EasyFatt ha disponibili 4 versioni: Standard (costo: 98 € all’anno, dal secondo rinnovo 49 € all’anno), Professional (costo: 198 € all’anno, dal secondo rinnovo 89 € all’anno), Enterprise One (costo: 298 € all’anno, dal secondo rinnovo 139 € all’anno) ed Enterprise (costo: 398 € all’anno, dal secondo anno 179 € all’anno): Danea EasyFatt è un software gestionale affidabile e completo, che a nostro parere non è però competitivo come Fatture in Cloud. Infatti, Danea EasyFatt non funziona in cloud. Le prime tre versioni menzionate permettono di installare EasyFatt unicamente su 2 PC di proprietà del licenziatario che, però, non potranno lavorare simultaneamente. La versione Enterprise è l’unica installabile fino a 5 postazioni che facciano parte della rete locale della tua azienda o startup. A nostro parere il prezzo è davvero elevato, anche se c’è da dire che le funzionalità offerte sono davvero molte.

Phasis

Phasis è un software gestionale e di fatturazione nato nel 2001 come progetto open source, proprio come Invoicex, da un’idea di Massimo Gerardi. Il software è disponibile per per Linux, MacOSX e Windows. Oggi Phasis è gestito da Qsistemi Italia, società diretta da Massimo Gerardi. Phasis ti permette di avere accesso a tutti gli strumenti utili alla semplificazione e alla migliore amministrazione della tua azienda: gestione del magazzino, gestione dei clienti e dei fornitori, gestione dell’e-commerce e degli articoli, strumenti di fatturazione e scadenzario. È disponibile in tre versioni: Basic, Premium ed Enterprise. La versione Basic ha un costo di 29,99 € al mese + IVA (costo di attivazione: 59,99 € + IVA) e comprende tutte le funzioni, fatta eccezione per l’e-commerce e la creazione di preventivi. Il numero di fatture gestibili è illimitato. L’assistenza disponibile per questa versione è solo tramite e-mail. Il numero di utenti che possono gestirla è uno. È l’ideale per piccole aziende familiari o startup. La versione premium, ideale per le piccole e medie imprese, ha un costo di 99 € al mese + IVA (costo di attivazione: 179,99 € + IVA). Ha funzionalità aggiuntive. La versione più indicata se si ha un’azienda di maggiori dimensioni o che ha bisogno d’esigenze specifiche è la versione Enterprise, il cui costo è variabile in base alle funzionalità di cui si ha bisogno. L’assistenza telefonica e via ticket è disponibile 24 h su 24.

Debitoor

Debitoor è un software di fatturazione, dunque è interamente dedicato al mondo della contabilità e della fatturazione. Non prevede le funzioni di gestione magazzino o negozio. Con Debitoor puoi tenere traccia dei tuoi acquisti, creare fatture, note di credito, DDT e inviare solleciti. Debitoor è una realtà in espansione con la quale puoi creare fatture verso privati e verso altre aziende.

I 4 pacchetti di Debitoor in base alle tue esigenze aziendali

Ha disponibili quattro diversi pacchetti a seconda di ciò che ha bisogno la tua azienda: XS, S, M e L. La versione XS costa 4 € al mese se si sceglie un piano annuale oppure 6 € al mese con il piano mensile. È limitata ad un utente. Ti permette di gestire un massimo di 100 documenti all’anno. Con questo piano non puoi inviare preventivi, note di credito o DDT. Con il piano S, invece, hai accesso a tutte le funzionalità e puoi gestire un massimo di 400 documenti all’anno. Il costo è pari a 8 € al mese se scegli il piano annuale oppure 10 € al mese se scegli il piano mensile. La fatturazione è gestibile da un solo utente. Con la versione M (costo: 12 € al mese con il piano annuale oppure 15 € al mese con il piano mensile) crei un massimo di 800 documenti all’anno. La versione a nostro parere più utile per le imprese è la L (costo: 24 € al mese con il piano annuale, 30 € al mese se si sceglie il piano mensile), perché permette di creare un numero illimitato di fatture e consente l’accesso ad un massimo di 3 utenti. Debitoor è un software molto valido che supporta la fatturazione elettronica, ma non è adattato per chi ha un’azienda che opera in settori come l’e-commerce, il turismo o la ristorazione o per chi ha l’esigenza di gestire un magazzino.

Scriby

Si tratta di un software di fatturazione italiano sviluppato da una startup italiana che si occupa di semplificare la fatturazione e la gestione delle spese. Scriby è un programma nuovo, nato nel 2017 dall’idea del fondatore di soddisfare le esigenze di semplificazione per le piccole imprese e startup. Scriby è compatibile con la fatturazione elettronica e ti permette di firmare digitalmente le tue fatture XML ed inviarle con un semplice click al Sistema di Interscambio. Altre funzioni utili sviluppate da Scriby sono la gestione dei clienti, dei fornitori e dei prodotti e la possibilità di monitorare il fatturato e le spese. Scriby, proprio come Invoice Simple o Fatture in Cloud, funziona al 100 % in cloud ed è dunque compatibile con qualsiasi dispositivo.

Le tre versioni di Scriby

Offre tre versioni: Free, la versione di base gratuita, che permette di gestire fino ad un massimo di 100 clienti, 100 prodotti e 100 fornitori e di creare fino ad un massimo di 25 documenti all’anno; la versione Base (6 € al mese o 60 € all’anno IVA esclusa) con la quale puoi gestire fino ad un massimo di 500 clienti, 500 prodotti, 500 fornitori e puoi creare un massimo di 500 documenti; la versione Pro (costo: 16 € al mese o 160 € all’anno), che permette di creare fino ad un massimo di 2000 documenti. Con quest’ultima versione 10 utenti hanno accesso al sistema di fatturazione. Per questo motivo, è la funzione preferita dalle piccole e medie imprese. Scriby è una realtà fortemente in crescita e che senza dubbio si sta facendo lentamente strada nel panorama italiano.

Software di fatturazione e gestionali per aziende: ne vale la pena?

In conclusione, i software di fatturazione e per la gestione del magazzino sono particolarmente utili perché ti permettono di creare preventivi, fatture, note di credito o DDT per i tuoi clienti. Inoltre, ti permettono di gestire la tua attività aziendale a 360 °, tenendo d’occhio i vari processi. Con questi software puoi semplificare la contabilità e l’amministrazione e puoi dedicarti a far crescere la tua azienda, rivolgendoti, se lo ritieni necessario, ad un esperto SEO.

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